Home » Algemene Voorwaarden Sugar City Events B.V. 

Algemene Voorwaarden Sugar City Events B.V. 

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de overeenkomst en aangegaan door Sugar City Events B.V., statutair gevestigd te Halfweg, hierna te noemen SugarCity, met een Gebruiker tot het tijdelijk gebruik van (delen van) de gebouwen van SugarCity op het terrein van SugarCity te Halfweg . Onder Gebruiker wordt verstaan de contractpartner van SugarCity.

1. Evenementen op SugarCity

Het organiseren van evenementen op het terrein van SugarCity is alleen toegestaan na totstandkoming van een schriftelijke overeenkomst, door Gebruiker en SugarCity ondertekend, en in overeenstemming met de bepalingen uit die overeenkomst. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SugarCity is het Gebruiker niet toegestaan de locatie en ruimten te gebruiken voor een ander doel dan is overeengekomen, of de locatie geheel of gedeeltelijk aan derden in gebruik af te staan.

Gebruiker zal alles nalaten hetgeen overlast kan veroorzaken dan wel de ruimten kan schaden. Bijzondere activiteiten die niet reeds in de overeenkomst vermeld staan (soundcheck, opening, opnamen etc.) dienen door Gebruiker ruim tevoren schriftelijk gemeld te worden aan SugarCity.

Bij niet nakoming van bovenstaand stelt SugarCity gebruiker gedurende maximaal 24 uur in de gelegenheid om de gedane overtreding te herstellen. Indien dit niet, niet tijdig, en/of niet naar behoren en believen van SugarCity gebeurt, is gebruiker aan SugarCity een direct opeisbare boete verschuldigd groot € 5.000,- alsmede € 500,- per dag dat de overtreding voortduurt.

2. Bevestiging en betaling

  1. SugarCity is hoe dan ook pas gebonden als zijn schriftelijke aanbieding/offerte tijdig is aanvaard doordat er (i) een tweezijdig ondertekende aanbieding/offerte door haar ontvangen is of (ii) Gebruiker per e-mail akkoord is gegaan met de schriftelijke aanbieding/offerte. Het risico van onduidelijkheden door mondelinge of telefonisch gegeven opdrachten en gedane mededelingen berust bij

Een exemplaar van de door Gebruiker ondertekende aanbieding/offerte zal door SugarCity ondertekend aan Gebruiker worden geretourneerd. Daarbij ontvangt Gebruiker een voorschotfactuur ter grootte van de geprognotiseerde kosten. Het gefactureerde bedrag dient ten minste 10 dagen voorafgaand aan het evenement op de rekening van SugarCity te zijn bijgeschreven. SugarCity is gerechtigd de ter beschikkingstelling van de ruimten op te schorten zolang Gebruiker niet aan zijn verplichtingen jegens SugarCity heeft voldaan. Na afloop van het evenement zal Gebruiker de eindafrekening ontvangen. De eindafrekening dient binnen 14 dagen na de verzenddatum door Gebruiker te worden voldaan.

De betalingsverplichting van Gebruiker betreft:

  • De vergoeding voor het gebruik van de ruimte(n);
  • De vergoeding voor bijkomende leveringen en
  1. Alle betalingstermijnen zijn fataal. Bij overschrijding van de betalingstermijn is Gebruiker aan SugarCity een vertragingsrente verschuldigd van 8% per maand over het door Gebruiker verschuldigde

3. Annulering

Bij annulering van een (of meerdere) boeking(en) na totstandkoming van de overeenkomst, om welke reden dan ook, overmacht aan de zijde van huurder inbegrepen, betaalt Gebruiker, tenzij anders overeengekomen:

  1. in geval van annulering tot uiterlijk 90 dagen vóór uitvoeringsdatum: 50% van de overeengekomen vergoeding;
  2. in geval van annulering in de periode liggend tussen 90 dagen en 30 dagen vóór uitvoeringsdatum: 75% van de overeengekomen vergoeding;
  3. in geval van annulering in de periode binnen 30 dagen vóór uitvoeringsdatum: 100% van de overeengekomen

Boekingen kunnen alleen schriftelijk worden geannuleerd. Voor de berekening van de annuleringskosten wordt de datum van ontvangst van het schriftelijke annuleringsbericht als uitgangspunt genomen. Bij annulering worden administratiekosten in rekening gebracht ter hoogte van € 24,95 te vermeerderen met de wettelijke BTW.

4. Vertegenwoordiging van SugarCity

Namens SugarCity is bij alle evenementen (inclusief opbouw- en afbouwdagen) een locatiemanager aanwezig, mede met het oog op het juiste gebruik van de diverse faciliteiten. Tijdens het productieproces en het evenement is de locatiemanager het eerste aanspreekpunt voor Gebruiker. Gebruiker dient de locatiemanager tijdens de productiemeeting voorafgaand aan het gebruik te informeren over het aanvangstijdstip van de opbouwwerkzaamheden van Gebruiker respectievelijk diens eerste feitelijk gebruik van de locatie, alsmede van de verdere planning van het evenement inclusief tijdstip van oplevering na afloop van het evenement. Gebruiker zal de locatiemanager te allen tijde te informeren over bijzonderheden of (van de aangegeven planning) afwijkende gang van zaken. Gebruiker is verplicht de aanwijzingen van de locatiemanager op te volgen.

Indien Gebruiker zich niet houdt aan de wet, of aan de in of krachtens de overeenkomst (inclusief bijlagen) en deze voorwaarden genoemde normen en voorschriften, dan kan de locatiemanager de activiteiten van Gebruiker opschorten of doen staken.

5. Vertegenwoordiging van Gebruiker

SugarCity levert de overeengekomen ruimten bij aanvang op aan Gebruiker, of een door Gebruiker van tevoren bij SugarCity bekendgemaakte vertegenwoordiger. Tijdens de gebruiksperiode dient te allen tijde een (technisch) producent uit naam van Gebruiker aanwezig te zijn, welke vooraf met naam en contactgegevens bekend dient te worden gemaakt bij SugarCity. Deze producent is het aanspreekpunt voor alle leveranciers, artiesten en overige medewerkers en bezoekers van het evenement.

De producent ziet erop toe dat alle medewerkers, artiesten en (onder)leveranciers zowel vóór, tijdens als na het evenement de maatregelen in acht nemen die volgen uit de door of in opdracht van Gebruiker uitgevoerde productie van het evenement. Indien er niet veilig wordt gewerkt (bijv. geen veiligheidsschoenen, helmen, harnas voor steigerbouwers etc. voor zover van toepassing) dient de producent zijn leveranciers hierop aan te spreken en te corrigeren.

6. Klanten in het buitenland

Gebruikers die niet in Nederland zijn gevestigd zijn verplicht met een Nederlandse productiemaatschappij te werken, met een minimum van één Nederlandse (in Nederland gevestigde en Nederlands sprekende) producent. SugarCity bespreekt het productieproces uitsluitend met deze Nederlandse producent.

7. Productiemeeting

Voorafgaand aan elke gebruiksperiode, met uitzondering van het gebruik van de ruimte ‘het Kasteel’, vindt een productiemeeting plaats. In deze productiemeeting kunnen bindende afspraken worden gemaakt die aanvullend zijn op danwel afwijken van de overeenkomst of deze algemene voorwaarden, maar enkel wanneer deze op schrift zijn gezet en zijn ondertekend door beide partijen.

8. Vergunningen

Gebruiker heeft kennis genomen van de bepalingen in de aan SugarCity verleende omgevingsvergunning brandveilig gebruik. De daarin aan SugarCity opgelegde voorwaarden en bepalingen gelden onverminderd voor Gebruiker.

Indien het voorgenomen gebruik van Gebruiker niet past binnen de bepalingen van de omgevingsvergunning brandveilig gebruik, dan dient Gebruiker tijdig voor de vereiste omgevingsvergunning brandveilig gebruik voor de door Gebruiker beoogde activiteiten zorg te dragen.

Indien voor het door Gebruiker voorgenomen evenement een evenementenvergunning is vereist dan dient Gebruiker op eigen naam en verantwoordelijkheid uiterlijk acht weken tevoren een evenementenvergunning en alle eventueel aanvullende vergunningen, ontheffingen en toestemmingen te vragen bij de Gemeente Haarlemmerliede middels het daartoe bestemde aanvraagformulier.

Gebruiker doet SugarCity voorafgaand aan de aanvang van het gebruik kopieën van de aanvraagformulieren, en van de verstrekte vergunningen, ontheffingen en toestemmingen toekomen.

Voor alle evenementen geldt:

  • Voor bevestiging aan spanten en plaatsen van tribunes en podia is goedkeuring van Bouw- en Woningtoezicht c.q. vergunning van de gemeente Haarlemmerliede en goedkeuring van SugarCity
  • Gebruiker dient voorafgaand aan de aanvang van het gebruik aan SugarCity een inrichtingsplan te verstrekken. De Brandweer controleert steekproefsgewijs of aan de eisen is voldaan. Hiervoor dient Gebruiker de inrichting van de ruimtes ten behoeve van het evenement op schaal in te tekenen op de bestaande plattegrond van het gebouw. In het geval van tribunes, podia en tenten dient een aparte constructietekening te worden bijgevoegd.
  • Gasflessen, brandgevaarlijke stoffen en milieugevaarlijke stoffen zijn in alle ruimten verboden.
  • Alle ingebrachte materialen zoals decors, doeken en dergelijke , alsmede stoelenplannen dienen te zijn goedgekeurd door de Brandweer en SugarCity. Indien objecten (tenten, toiletwagens, bewegwijzering etc.) in de openbare ruimte worden geplaatst dient hiervoor een objectvergunning aangevraagd te

Indien de benodigde vergunningen niet tijdig verkregen worden of als Gebruiker zich niet aan de in de vergunning gestelde voorschriften houdt, behoudt SugarCity zich het recht voor de activiteiten op te schorten dan wel te beëindigen en is Gebruiker voor alle eventueel daaraan verbonden gevolgen aansprakelijk. De (financiële) verplichtingen die Gebruiker op grond van de overeenkomst heeft blijven in dat geval onverlet van kracht.

SugarCity is nimmer verantwoordelijk voor sancties en/of de gevolgen die wegens het niet naleven van de overheidsvoorschriften c.q. vergunningsvoorwaarden worden opgelegd, en Gebruiker zal SugarCity vrijwaren van al zodanige sancties en gevolgen.

9. Duur van de gebruiksperiode

De gebruiksperiode wordt in de overeenkomst aangegeven, met inbegrip van het aanvangstijdstip van het gebruik en het eindtijdstip van het gebruik. Ten zij anders overeengekomen gaat een dag in om 09:00 ’s ochtends en eindigt een dag om 17:00 uur.

10. Bezoekersaantal

Gebruiker is verantwoordelijk voor het bijhouden van het bezoekersaantal. De omgevings- en gebruikersvergunning omschrijft het algemeen geldende maximum aantal personen in de ruimten. Afhankelijk van de door Gebruiker ingebrachte inrichting en indeling van de ruimte kan een afwijkend maximum worden vastgesteld, dat bindend is. Een accurate opgave van het bezoekersaantal moet tijdens het evenement te allen tijde beschikbaar zijn voor de locatiemanager. Bij overschrijding van de maximum aantallen kan SugarCity respectievelijk de locatiemanager de activiteiten doen staken.

11. De gebouwen

Het SugarCity terrein is industrieel erfgoed. Het is niet toegestaan in en aan de gebouwen te schroeven, spijkeren, nieten, verven, plakken/lijmen etc. noch om te frituren, bakken, wokken of braden. Bovendien is het niet toegestaan materialen met tape te bevestigen aan wanden, plafonds, ramen, deuren en vloer.

Rookvrij

Alle gebouwen op het SugarCity terrein zijn rookvrij.

12. Alarm

Niet alle gebouwen zijn voorzien van alarm. Gebruiker draagt zelf zorg voor (nacht)bewaking, indien van toepassing. Desgewenst zorgt SugarCity voor (nacht)bewaking; de kosten hiervoor worden doorbelast aan Gebruiker.

13. Geluidsnormen

Een aantal ruimtes heeft beperkte geluidsisolatie. Gebruiker meldt tevoren aan SugarCity als geluidsoverlast naar derden wordt verwacht. SugarCity werkt met een gespecialiseerd geluidsadviseur, en raadt gebruikers aan deze persoon in te schakelen. De afdeling Meeting & Events verstrekt hierover informatie.

Gebruiker mag de geluidsnormen niet overschrijden. Voor zover de geluidsnormen niet zijn opgenomen in een voor het evenement afgegeven vergunning, gelden de geluidsnormen zoals bepaald bij het Besluit Algemene Regels voor Inrichtingen Milieubeheer, voor inrichtingen van het Type A.; Indien het evenement van Gebruiker zodanig is dat geluidsoverlast kan worden verwacht, dient de Gebruiker voorafgaand aan het evenement geluidsmetingen te doen en er voor te zorgen dat de geluidsnormen niet zullen worden overschreden. Bij overschrijding is SugarCity c.q. de locatiemanager gerechtigd om de geluidsoverlast veroorzakende activiteiten stop te zetten.

14. Stroom, licht en geluidsinstallaties

  1. Alle ruimten zijn voorzien van krachtstroom, zij het in beperkte mate. Op aanvraag wordt aan Gebruiker een overzicht vertrekt van de elektracapaciteit per elk gedeelte van de gebouwen. Gebruiker dient er voor zorg te dragen dat de maximale capaciteit van de electravoorziening tijdens het gebruik niet wordt overschreden. Gebruiker dient uiterlijk tien werkdagen voor aanvang van de gebruiksperiode een stroomplan bij SugarCity aan te leveren. Bij twijfel aan deskundigheid, of indien het stroomplan niet tijdig wordt voorzien, wijst SugarCity voor de gebruiksperiode een elektricien toe op kosten van Gebruiker. Gebruiker draagt er voor zorg dat in het stroomplan de stroomvoorziening voor alle onderdelen en activiteiten van het gebruik is opgenomen: daaronder in elk geval te begrijpen het licht, geluid, catering, koeling, kleedruimte, tenten en eventuele (aanvullende) toiletten/ douches etc. Plaatsing van een aggregaat is uitsluitend toegestaan na voorafgaande toestemming van
  2. De in de gebouwen aanwezige lichtinstallaties en geluidsinstallaties behoren niet tot de in gebruik gegeven ruimten en mogen niet zelf door Gebruiker worden gebruikt. Het eventuele gebruik van deze installaties, en de voorwaarden van een gebruik van deze installaties, kan Gebruiker overeenkomen met de preferred techniekpartner van SugarCity, waarvan de contactgegevens op verzoek aan Gebruiker zullen worden

15. Water

Indien Gebruiker gebruik maakt van water dient Gebruiker zelf te voorzien in een deugdelijke installatie voor de aan- en afvoer van het water. Brandslangen mogen uitsluitend gebruikt worden bij brand. Het schoonmaken van de ruimtes mag nooit gebeuren door water op de vloeren dan wel muren te spuiten. Eventuele (water)schade is voor rekening van Gebruiker.

16. Keukens

Indien Gebruiker voedsel verstrekt tijdens het evenement dient Gebruiker een keuken in te richten volgens de wettelijk geldende normen en in overeenstemming met het in deze voorwaarden bepaalde. Er mag uitsluitend gebruik worden gemaakt van gemakkelijk schoon te maken vloer- en wandbedekking. Richtlijnen zijn (via de cateraar) op te vragen bij de Voedsel- en Waren Autoriteit en Horecabond Nederland.

17. Vuilnis

Het is verboden vuilniszakken en containers buiten te zetten. Voor de afvoer van vuil kunnen containers worden gehuurd bij SugarCity. Alle containers dienen door Gebruiker binnenin het gebouw geplaatst te worden, zowel voor, tijdens, als na het evenement.

18. Veiligheid

Gebruiker dient kennis te hebben van het ontruimingsplan van de gebouwen en het eigen personeel te instrueren hoe te handelen in geval van nood. In overleg met SugarCity, en in het geval van vergunningsplichtige evenementen, wordt bepaald of Gebruiker een beveiligingsbedrijf dient in te schakelen.

19. EHBO

Afhankelijk van de grootte en het type evenement kan SC verlangen dat Gebruiker EHBO’ers inhuurt en/of een aparte EHBO post inricht.

20. Oplevering

  1. Gebruiker aanvaardt de overeengekomen ruimtes en terreinen in de staat waarin deze zich bij aanvang van de overeengekomen gebruiksperiode bevinden. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen dienen bij afloop van de gebruiksperiode het terrein en de gebouwen bezemschoon en in dezelfde staat als bij aanvang van de gebruiksperiode opgeleverd te worden. Alle door de Gebruiker ingebrachte materialen dienen voor afloop van de gebruiksperiode door Gebruiker te worden afgevoerd. Bij het einde van de gebruiksperiode geconstateerde gebreken of beschadigingen aan de gebouwen of terreinen of installaties worden geacht te zijn ontstaan tijdens de gebruiksperiode, tenzij Gebruiker kan aantonen dat de betreffende gebreken of schade reeds bij aanvang van zijn gebruik
  2. Gebruiker dient per afloop van de gebruiksperiode het terrein en gebouwen met alle personen te hebben verlaten en met al hetgeen van of vanwege Gebruiker is te hebben ontruimd, zulks op straffe van het verbeuren van een direct opeisbare boete groot € 3.900,- exclusief BTW per dag of gedeelte van een dag zolang dat Gebruiker daaraan niet heeft voldaan, onverminderd het recht van SugarCity om in plaats van de boete de daadwerkelijk geleden schade en gevolgschade op de Gebruiker te
  3. SugarCity verzorgt een eindschoonmaak van de gebruikte ruimte. Indien de vloer niet vrij is, of in geval van ernstige vervuiling, komen de extra schoonmaakkosten voor rekening van Gebruiker. Bij overschrijding van de afgesproken eindoplevertijd worden de extra kosten van de locatiemanager in rekening gebracht, onverminderd de door Gebruiker dientengevolge verbeurde

21. Aansprakelijkheid

  1. Indien SugarCity wegens overmacht of door enige oorzaak of omstandigheid buiten haar schuld of door enig verzuim van een eerdere gebruiker niet in staat is om de overeengekomen ruimten op het overeengekomen aanvangstijdstip ter volledige beschikking van Gebruiker te stellen, is SugarCity niet aansprakelijk voor enige dientengevolge door Gebruiker te leiden schade. Mochten derden, niet zijnde SugarCity, haar personeelsleden, tot haar groep behorende vennootschappen of door haar ingeschakelde (rechts)personen, daarvoor aansprakelijk zijn te houden, dan zal SugarCity desgevraagd alle aanspraken op die derden aan Gebruiker
  2. SugarCity is jegens Gebruiker niet aansprakelijk voor de eventuele nadelige gevolgen of eventuele hinder voor Gebruiker als gevolg van werkzaamheden op het terrein. Waar mogelijk zal SugarCity Gebruiker vooraf van geplande werkzaamheden op het terrein of in de gebouwen op de hoogte brengen. Gebruiker dient eventuele werklieden in de ruimten toe te laten. Alleen door SugarCity aan te wijzen personen zullen ter inspectie toegang hebben tot de
  3. SugarCity exploiteert dagelijks alle op het terrein gelegen gebouwen en ruimtes en streeft naar een evenwichtige programmering. SugarCity is jegens Gebruiker niet aansprakelijk voor eventuele hinder of eventuele nadelige gevolgen als gevolg van gelijktijdige activiteiten in nabije gebouwen en ruimtes ondanks haar inspanningen dit zo veel als mogelijk te voorkomen.

SugarCity zal Gebruiker op verzoek vooraf van de geplande activiteiten op het terrein of in de gebouwen op de hoogte brengen.

  1. SugarCity is niet aansprakelijk voor enige schade van Gebruiker als gevolg van het niet, niet volledig of niet tijdig nakomen van enige verplichting uit de overeenkomst, noch voor de gevolgen van al dan niet verborgen gebreken noch voor de eventuele consequenties van handelingen van
  2. Schade aan of vermissing van eigendommen van SugarCity wordt in rekening gebracht bij Gebruiker. Gebruiker verplicht zich hiervoor een verzekering af te
  3. SugarCity is niet aansprakelijk voor schade aan of vermissing van eigendommen van Gebruiker, of van personen die zich van wege Gebruiker op het terrein begeven, evenmin als voor letsel toegebracht of overkomen aan personen in dienst van of werkend voor Gebruiker, diens leveranciers of die zich vanwege Gebruiker op het terrein
  4. De uitsluiting van aansprakelijkheid van SugarCity ingevolge het in dit artikel bepaalde geldt niet voor zover sprake is van opzet of roekeloosheid van

22. Toegang medewerkers SugarCity

Medewerkers van SugarCity hebben te allen tijde des verzocht toegang tot alle gebouwen en alle delen van de gebouwen, indien gewenst ook backstage.

23. Rondleidingen

SugarCity heeft overdag regelmatig locatiebezoeken van nieuwe gebruikers en geïnteresseerden. Dit gebeurt altijd onder toezicht van een medewerker van SugarCity. Indien de planning niet toelaat dat er gedurende een evenement een rondleiding wordt gegeven, kan Gebruiker dit tijdens de productiemeeting melden bij SugarCity.

24. Verkeer / parkeren / laden en lossen

Gebruiker dient de door SugarCity aangewezen parkeergelegenheid te gebruiken en zal geen gebruik maken van parkeerplaatsen van bestaande huurders van SugarCity, welke met naam gemarkeerd zijn. Gebruiker is verplicht om, indien daarom door SugarCity verzocht bij grotere evenementen, een of meerdere parkeerwachters in te zetten.

25. Overnachting

Gebruiker en haar gasten en/of leveranciers zullen op het SugarCity terrein niet mogen overnachten. Tenten en/ of kampeerwagens op de terreinen van SugarCity zijn niet toegestaan.